Kober kinderopvang hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze Privacy verklaring geven we heldere en transparante informatie over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Kober kinderopvang houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Jouw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;
- Verwerking van jouw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van jouw rechten over jouw persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als Kober kinderopvang zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Heb je na het doornemen van onze Privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen hierover, of wil je contact met ons opnemen, dan kan dit via het mailadres privacy@kober.nl
Waarom mogen wij persoonsgegevens van klanten of medewerkers verwerken?
Kober kinderopvang verwerkt jouw persoonsgegevens op basis van de volgende in de wet vermelde grondslagen om kinderopvang aan te kunnen bieden. Denk hierbij aan:
- De verwerking is nodig om uitvoering te geven aan de overeenkomst die wij met jou hebben afgesloten;
- De verwerking is nodig om te voldoen aan een wettelijke verplichting zoals het verstrekken van persoonsgegevens aan de Belastingdienst, GGD en Pensioenfonds;
- De verwerking is nodig ter bescherming van betrokkenen wanneer er bijvoorbeeld sprake is van allergieën bij kinderen;
- De verwerking is nodig in verband met ons gerechtvaardigde belang om de kwaliteit van onze diensten te bewaken en te verbeteren, bijvoorbeeld door de inzet van coaches en video-opnamen en het uitvoeren van klantonderzoeken.
- Daarnaast maken wij ter beveiliging van ons pand gebruik van camerabeelden;
- Indien je toestemming hebt gegeven voor de verwerking, zoals publicatie van foto’s op bijvoorbeeld social media, kun je deze toestemming altijd intrekken voor toekomstige verwerkingen.
Bijzondere persoonsgegevens
Gevoelige gegevens zoals iemands ras, gezondheid, seksuele geaardheid, politieke- en/of geloofsovertuiging zijn bijzondere persoonsgegevens en zijn in de wet extra beschermd. Kober kinderopvang verwerkt alleen bijzondere persoonsgegevens als de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de verwerking van deze bijzondere persoonsgegevens. Dit kan onder andere in de volgende situaties:
- Gezondheidsgegevens van kinderen die van belang zijn voor een goede en veilige kinderopvang;
- Kober kinderopvang verwerkt geen medische gegevens van medewerkers. In het kader van ziekteverzuimbegeleiding is de bedrijfsarts hiertoe wel gerechtigd.
Waarom en waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?
Kober kinderopvang verzamelt en verwerkt gegevens van klanten (ouders en kinderen) en medewerkers. Onder medewerkers verstaan wij iedereen die werkzaamheden uitvoert in opdracht van Kober kinderopvang. Wij verwerken en verzamelen gegevens om onze taken uit te oefenen en op die manier uitvoering te kunnen geven aan de overeengekomen overeenkomst. Persoonsgegevens worden om de volgende redenen verwerkt:
- Gegevens die van belang zijn voor de opvang, verzorging, begeleiding en ontwikkeling van het kind
- Contact met ouders, verzorgers en wettelijke vertegenwoordigers van kinderen
- Aanvragen van subsidies
- (Financiële) afwikkeling van de overeenkomst
- Verwerking van persoonsgegevens voor de personeelsadministratie
Kober kinderopvang slaat jouw persoonsgegevens op voor bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële en/of personele administratie voor maximaal 7 jaar.
Verwerking van persoonsgegevens van klanten
Om uitvoering te kunnen geven aan de overeenkomst die wij met jou hebben, is het noodzakelijk voor ons om jouw persoonsgegevens te verwerken. De gegevens die wij hiervoor nodig hebben zijn jouw voornaam, tussenvoegsel, achternaam, adres, postcode, woonplaats, geboortedatum (van het kind), telefoonnummer, e-mailadres, geslacht, Kopie ID, BSN-nummer en bankgegevens.
Kober kinderopvang slaat jouw persoonsgegevens op voor bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar. Wij gebruiken contactgegevens van onze klanten voor het versturen van servicemails en het versturen van commerciële informatie, zoals nieuwsbrieven en uitnodigingen voor events. Je kunt je voor de mails met commerciële informatie altijd afmelden door een mail te sturen aan privacy@kober.nl. Wij gebruiken je contactgegevens tot maximaal één jaar na het eindigen van onze overeenkomst met jou.
Als je belt met medewerkers van ons serviceteam of onze afdeling debiteurenbeheer…
Gesprekken die je voert met medewerkers van ons serviceteam en onze afdeling debiteurenbeheer kunnen door ons worden opgenomen voor trainingsdoeleinden. Opnames verwerken we uitsluitend voor dit doel en bewaren we niet langer dan voor dit doel noodzakelijk is. De bewaartermijn is maximaal 90 dagen.
Als we een gesprek opnemen dan informeren we je daarover altijd – voorafgaand aan het gesprek – via een bandje. De verwerking is nodig in verband met ons gerechtvaardigde belang om de kwaliteit van onze service aan jou te kunnen bewaken en verbeteren.
Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers
Om uitvoering te kunnen geven aan de arbeidsovereenkomst die wij met jou hebben, is het noodzakelijk voor ons om jouw persoonsgegevens te verwerken. De gegevens die wij hiervoor nodig hebben zijn jouw voornamen, roepnaam, tussenvoegsel, achternaam, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, geboorteplaats, adres, postcode, woonplaats, kopie ID, BSN-nummer en bankgegevens. We verwerken ook gegevens voor de verdere uitvoering van de arbeidsovereenkomst zoals gespreksverslagen. Gegevens in verband met arbeidsongeschiktheid worden verwerkt door een externe arbodienst. Kober kinderopvang vraagt medewerkers een pasfoto aan te leveren voor het intranet, voor identificatie op locatie en -in bepaalde functies- voor de externe website. De medewerker geeft hiervoor schriftelijk toestemming.
Kober kinderopvang bewaart jouw persoonsgegevens voor bovengenoemde verwerking gedurende de periode dat je bij ons in dienst bent en daarna alleen in de financiële en personele administratie voor maximaal 7 jaar.
De camerabeelden die op ons kantoor worden gemaakt, gebruiken we niet ter controle van ons personeel. We zullen deze dus niet bekijken als er geen incident heeft plaats gevonden.
Verstrekking aan derden
De gegevens die je aan ons verstrekt kunnen wij (deels) aan derde partijen verstrekken als dit noodzakelijk is voor uitvoering van de eerder hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor onder andere:
- Uitvoering aan onze bedrijfsadministratie; Belastingdienst, Pensioenfonds, GGD, UWV en gemeenten
- Incasso- en bewindvoering
- Klant- en medewerkersonderzoek
- Digitale handtekening
- Warme overdracht aan basisscholen
- Verwerking van de verzuimadministratie door een externe arbodienst
Wij sluiten Verwerkersovereenkomsten met partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen. Verder verstrekken wij de door jouw verstrekte gegevens niet aan andere partijen, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt of de GGD die toeziet of wij de Wet Kinderopvang naleven. In een dergelijk geval moeten wij medewerking verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Ook kunnen wij persoonsgegevens delen met derden als je ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Cookies
Kober kinderopvang maakt op haar website gebruik van cookies. In ons cookiebeleid lees je hier meer over.
Binnen de EU
Wij verstrekken in principe geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU. De inhoud van onze social media kanalen (zoals Facebook en Google) zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Daarvoor gelden de voorwaarden die de wet daaraan stelt, bijvoorbeeld door middel van de toepasselijkheid van de EU Model Clauses. Voor meer informatie daarover kun je de privacyverklaringen van die partijen bekijken.
Bewaartermijn
Kober kinderopvang bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, dan wel op grond van de wet is vereist. Dat doen we in beginsel alleen gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna in de financiële en personele administratie voor maximaal 7 jaar. De camerabeelden die in ons pand worden gemaakt, bewaren we niet langer dan 10 dagen.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
- Alle personen die namens Kober kinderopvang van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. Alle medewerkers die in verband met de uitvoering van hun werkzaamheden toegang nodig hebben, hebben toegang tot de gegevens.
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- We anonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen; - Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Rechten omtrent jouw gegevens
Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van jou ontvangen hebben. Tevens kun je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van een door jouw gegeven toestemming dan heb je altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Klachten
Heb je een klacht over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen
Als je naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen hebt, neem dan contact met ons op.
Contactgegevens
Kober kinderopvang
Tuinzigtlaan 17
4813 XH Breda
Privacy e-mailadres: privacy@kober.nl
Algemeen e-mailadres: info@kober.nl
versie 28-5-2019